Politique de confidentialité

Introduction

Bienvenue sur le site Internet du Centre de chirurgie RocklandMD. En naviguant dans notre site Internet, vous acceptez les modalités et conditions d’utilisation qui suivent. Si telle n’est pas votre intention, veuillez quitter le site.

Avis de propriété intellectuelle

Le site Internet du Centre de chirurgie RocklandMD ainsi que tout le contenu qui y est diffusé ou auquel il donne accès sont protégés par des droits d’auteur. Toute adaptation ou diffusion en sont interdites à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de le faire.

Exclusion de responsabilité

Le Centre de chirurgie RocklandMD n’offre aucune garantie quant à l’exactitude, la pertinence ou la fiabilité du contenu du site Internet, ni en ce qui a trait aux erreurs ou aux omissions qu’il pourrait contenir. En aucun cas l’information contenue sur le site Internet ne peut être interprétée comme étant un avis juridique. Le Centre de chirurgie RocklandMD décline toute responsabilité quant à l’usage qui en est fait.

Protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment le Centre de Chirurgie RocklandMD inc. recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « le centre » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos Renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos Renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos Renseignements personnels.

La Politique s’applique aux Renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des Renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos Renseignements personnels soient traités conformément à la Politique.

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des Renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos Renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos Renseignements personnels.

Tous les employés et membres du personnel du centre ont un rôle important à jouer en matière de confidentialité. Au sein de notre centre, la personne responsable de supervision de la protection des données est le Dr Fernand Taras.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des Renseignements personnels par courriel au confidentialite@rocklandmd.com ou par la poste au 115A-100, chemin Rockland, Ville Mont-Royal, Québec, H3P 2V9.

 

1) Formation du personnel

Nous formons et sensibilisons les membres du personnel et nos professionnels par le biais des activités suivantes :

• Rappel annuel des obligations en matière de confidentialité; et

• Formations vigilance sur la cybersécurité et la protection des renseignements personnels.

 

2) Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

• « Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

• « Renseignement personnel » ou « Renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

 

3) Comment allons-nous traiter vos Renseignements personnels

Collecte de Renseignements personnels

Dans le cadre de ses activités, le Centre de chirurgie RocklandMD collecte divers Renseignements personnels. Le consentement à la collecte de ces données est obtenu avant la collecte de manière générale. Ledit consentement est fait de manière implicite ou explicite.

La collecte des Renseignements personnels se fait habituellement directement auprès de la personne qui sollicite le service. Dans certaines situations exceptionnelles, les Renseignements personnels peuvent être reçus par un tiers autorisé.

Les Renseignements personnels que nous collections sont notamment :

• Nom et coordonnées;

• Adresse du domicile;

• Adresse électronique;

• Prénom et nom des parents;

• Données démographiques (Genre, date de naissance);

• Renseignement sur la facturation;

• Numéro d’assurances maladie;

• Dossier et notes médicales;

• Résultats d’examen médicaux.

Au moment de la collecte des Renseignements personnels, le personnel du centre Médical Rockland mentionne l’information suivante aux personnes concernées :

• • Les fins pour lesquels le Renseignement personnel est recueilli;
  • Les moyens par lesquels le Renseignement personnel est recueilli;
  • Les personnes ayant accès au Renseignement personnel;
  • Le droit de retirer son consentement à l’utilisation et/ou à la communication du Renseignement personnel.

Il est loisible à tous de ne pas consentir à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de Renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de Renseignements personnels en communiquant avec le responsable de supervision de la protection des données à l’adresse mentionnée ci-dessus.

 

4) Utilisation de Renseignements personnels

Le centre peut utiliser les Renseignements personnels aux fins suivantes :

• • Pour fournir et maintenir notre service médical, y compris pour effectuer des suivis.
  • Pour communiquer avec vous par courriel, par téléphone, par SMS ou par d’autres moyens équivalents de communication électronique.
  • Pour vous fournir des nouvelles, des offres spéciales et des renseignements généraux sur d’autres biens, services et événements que nous proposons, à moins que vous n’ayez choisi de ne pas recevoir ces renseignements.

 

5) Accès aux Renseignements personnels

Les Renseignements personnels sont conservés selon des méthodes sécuritaires sur le logiciel approprié en fonction du Renseignement personnel. Les différents logiciels utilisés et leur utilisation sont décrits à la section ci-dessous.

Les accès aux Renseignements personnels des différents logiciels sont restreints aux utilisateurs ayant la nécessité d’y accéder dans l’exercice de leur fonction. Chaque accès est protégé par un mot de passe unique. Tous les accès sont révoqués en temps opportun lorsque la personne n’est plus un employé(e) ou travailleur autonome du centre de Chirurgie RocklandMD inc. La gestion des accès aux différents logiciels est administrée par l’équipe de technologie de l’information. 

Nous pouvons partager vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

• Avec des fournisseurs de services : Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des Fournisseurs de services afin de fournir les services que vous désirez obtenir. Les différents fournisseurs et les mesures de sécurité de chacun d’entre eux sont indiqués à la section 6 ci-dessous.

• Avec des sociétés affiliées : Nous pouvons partager vos Renseignements personnels avec nos sociétés affiliées, auquel cas nous exigerons que ces sociétés affiliées respectent la présente Politique de confidentialité. Les sociétés affiliées comprennent notre société mère et toutes les autres filiales, ou les autres sociétés que nous contrôlons ou qui sont sous contrôle commun.

• Aux tribunaux, aux autorités et autres organismes : Dans certaines situations, nous devons partager des renseignements personnels à votre sujet aux tribunaux, aux autorités chargées d’appliquer la loi et à d’autres organismes. Ce partage peut être obligatoire pour répondre aux demandes, mandats et ordonnances ou encore, pour nous conformer à nos obligations en matière d’assurances.

Les Renseignements personnels en lien avec le dossier médical sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires, selon les règles en vigueur organismes provinciaux de réglementation médicale.

Tous les autres Renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires en lien avec les lois en vigueur.

Lorsque la conservation de ces Renseignements personnels n’est plus nécessaire, le Centre de Chirurgie RocklandMD inc. s’assure de les détruire de façon sécuritaire.

 

6) Quels produits technologiques utilisons-nous

Nom du logiciel	Nom du fournisseur	Utilité
Omnimed	Omnimed	Omnimed est un Dossier Médical Électronique (« DME ») qui est utilisé dans le cadre des activités du centre pour les fins de la conservation sécurisée encryptées des Renseignements personnels des patients. Le DME lui-même est hébergé au Québec afin d’en protéger l’actif informationnel. Pour en connaitre davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Omnimed, veuillez consulter le : https://www.omnimed.com/fr/politique-de-confidentialite
Converge	Elavon	Converge est une solution de paiement omnicommerce sécurisée qui permet au centre d’accepter des paiements au centre, en ligne, par téléphone mobile ou par commande postale / commande téléphonique. Converge utilise un Chiffrement et segmentation en unités des données de paiement pour assurer leur sécurité. Converge est hébergé au Canada afin d’en protéger l’actif informationnel. Pour en connaitre davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Converge, veuillez consulter le : https://www.elavon.ca/fr/solutions/payment-gateways/converge
Dynamics GP	Microsoft	Dynamics GP est un logiciel comptable permettant l’hébergement sécurisé de l’information des fournisseurs, clients et travailleur autonome. Pour en connaitre davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Microsoft, veuillez consulter le : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement
Vision 360	Bluecreek software	Vision 360 est une solution automatisée et sécuritaire de traitement des factures fournisseurs. Vision 360 est hébergé par Weebly, Inc. au Canada. Pour en connaitre davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Bluecreek, veuillez consulter le : https://www.bluecreeksoftware.com/privacy-acceptable-use-policy.html
Centricity™ Opera	GE Healthcare	Centricity™ Opera est un logiciel de gestion des salles d’opération ou de procédure pour les fins de la conservation sécurisée encryptées des Renseignements personnels des patients. Pour en connaitre davantage sur la gestion des Renseignements personnels par GE Healthcare, veuillez consulter le : https://www.gehealthcare.ca/fr-ca/about/privacy/privacy-policy?showPopup=false

 

7) Mesure de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurités dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos Renseignements personnels contre un incident de confidentialité. Tous les employés et prestataires de service du Centre de chirurgie RocklandMD ont signé des ententes de confidentialité et engagement de respecter les politiques les plus strictes en matière de sécurité des Renseignements personnels.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessus.

8) Gestion des plaintes

Toute plainte concernant la gestion des Renseignements personnels par le Centre de Chirurgie RocklandMD inc. doit être faite par écrit et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialite@rocklandmd.com ou par la poste à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Seule l’information nécessaire au traitement de la plainte sera partagée avec les membres du personnel du centre de Chirurgie RocklandMD inc. qui doivent en prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Le délai de traitement est de 45 jours suivant la date de la réception de la plainte ou de la question.

9) Application

La présente politique s’applique aux dirigeants, employés, clients, consultants et sous-traitants du centre de Chirurgie RocklandMD inc.

Celle-ci est mise en application pour l’entièreté des Renseignements personnels et données confidentielles que le centre collecte, gère et utilise.

Dernière mise à jour : 2024-07-09